Regimento Interno

ACAMS Brasil Chapter

Regimento Interno

ADMINISTRAÇÃO DO CHAPTER

A Diretoria do Chapter é composta por pelo menos 03 (três) diretores e no máximo 09 (nove) diretores, com reputação ilibada e livres de pendências financeiras, com atribuições bem definidas, detalhadas em capítulo específico deste regimento.

Os membros da diretoria do Chapter devem ser membros da ACAMS em situação regular como pré-requisito para atuar na diretoria. Todos os membros da diretoria são incentivados com veemência a ser profissionais certificados CAMS e ter no mínimo dois anos de experiência na prevenção à lavagem de dinheiro, combate à corrupção e ao financiamento do terrorismo ou áreas relacionadas. O Código de Ética aborda questões importantes que devem ser observadas para a candidatura, incluindo aspectos que caracterizam conflito de interesses.

É premissa declarar disponibilidade para participar de 85% das reuniões do Chapter, justificando antecipadamente eventuais ausências (considerar comprometimento mínimo de 10 horas mensais).

A capacidade técnica ou rede de contatos com disseminadores da cultura CAMS deve ser elemento de avaliação para escolha de novos membros da diretoria, com o propósito de incentivar a meritocracia.

O candidato precisa obter o maior número de votos, com aprovação mínima de 50% dos votantes. Não cumprida esta regra, nova votação deve ser realizada com os dois candidatos com maior número de votos. No caso de empate, o membro de diretoria com cargo de Co-chair deverá(ão) votar novamente, justificando sua escolha. Se o empate persistir, a ACAMS deverá determinar o novo diretor dentre os candidatos empatados.

Todos os candidatos indicados para a diretoria passarão pela aprovação da ACAMS, que se reserva no direito para anular o serviço de qualquer membro da diretoria do Chapter, recém-eleito ou titular, que apresente um conflito de interesses com o cumprimento da missão da ACAMS e da certificação CAMS. Também é facultado aos membros do Chapter apresentar pleito de impugnação, quando reunidas 60% de assinaturas válidas. Para estes casos, este membro ficará inelegível para compor a diretoria em novas gestões, salvo se apresentada defesa fundamentada e se vier a ser novamente eleito pelos membros do Chapter.

O diretor pode requerer licença, por motivos pessoais ou de saúde, de até 30 dias (prorrogável por igual período, se aprovado pela diretoria), dentro de seu mandato. A solicitação formal deverá ser apresentada à diretoria, preferencialmente com 20 dias de antecedência a sua ausência. A diretoria designará quem assumirá suas responsabilidades interinamente. Terminado este período o diretor poderá reassumir suas responsabilidades ou apresentar carta de renúncia.

MANDATO DOS DIRETORES E SUCESSÃO

Os membros da diretoria do Chapter atuarão por um período de dois anos. Quando o Chapter for recém-constituído, os membros da diretoria podem atuar por até três anos de mandato. É permitido ao membro atual da diretoria concorrer a nova candidatura por mais (01) um mandato, quando obtiver autorização de pelo menos 75% da diretoria atual. Para concorrer a novos mandatos (a partir da 2ª gestão), o membro deverá abster-se de compor a diretoria por um ciclo completo.

Cabe a diretoria definir a metodologia que será adotada para a eleição de seus próximos diretores, primando sempre pela licitude e transparência.

Deve estar previsto um planejamento para a sucessão dos membros da diretoria, de modo que anualmente parte dos diretores sejam eleitos e convivam com membros da gestão anterior, mantendo assim a perenidade dos trabalhos do Chapter.

É prerrogativa da diretoria do Chapter indicar um membro interino, no caso de alguma desistência, bem como acumulação de funções por membros atuais, sendo eleito um diretor específico no próximo ciclo de eleições.

Exceções podem ser pleiteadas quando houver consenso da diretoria atual e após concordância formal da ACAMS.

Deve ser elaborada ata formal descrevendo desde o processo de candidatura até a devida posse, ficando devidamente arquivada por prazo indeterminado.

SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E PRIVACIDADE DE DADOS

Os diretores devem zelar pela boa imagem e reputação da ACAMS, bem como do ACAMS Brasil Chapter. Assim, as decisões da diretoria deverão estar revestidas de total transparência, a fim de preservar a boa imagem da instituição.

A participação como membro da diretoria do Chapter não é remunerada. É prerrogativa exclusiva da ACAMS e/ou seus Chapters conceder a membro da diretoria custeio de viagem e/ou participação em eventos, em prol da boa condução das atividades do Chapter.

O oferecimento de brinde institucional, evento cortesia ou entretenimento cortesia é uma prática comum no mundo corporativo, mas o membro da diretoria deve atentar-se para que:

Esta concessão seja feita de forma pública e não influencie nem pareça influenciar nas decisões de quem os recebe;
Não gere favorecimentos indevidos ou recorrentes, bem como que não se espere nenhum tipo de contrapartida ou favorecimento;
Não represente valor comercial unitário superior a R$100 (cem reais);
É inaceitável oferecer ou receber comissões, gratificações ou recursos que possam ser transformados em dinheiro (espécie).

Nos eventos e cursos deve-se evitar a promoção dos membros da direção do chapter, podendo-se dar o devido destaque a alguém tão somente associado ao bom andamento do evento.

Todos os membros da diretoria deverão declarar por escrito se participam de cargos de destaque em outras organizações, esclarecendo por que não há conflitos de interesses entre as funções. Há formulário específico para preenchimento, que consta como Apêndice 10 do Manual para Chapters da ACAMS. Ao apresentar o pleito de candidatura, o membro autoriza a diretoria a pesquisar suas informações na internet e bureaux externos (background-check).

É considerado conflito de interesses para atuarem como membros da Diretoria do Chapter, durante o mesmo período, relacionamentos como o de chefe e subordinado de uma mesma empresa, a relação de parentesco próximo, inclusive aquelas que envolvam cônjuges ou companheiro e companheira, bem como atividade remunerada de venda de produtos relacionados a Compliance, PLD-FT ou mitigação de crimes financeiros. Ativismo político-partidário também deve ser restringido. Situações como estas deverão ser expressamente detalhadas no formulário do referido Apêndice e passível de avaliação da diretoria do Chapter para habilitação da candidatura.

O envolvimento de membro da Diretoria do Chapter em crimes previstos no Código Penal Brasileiro, em escândalos de corrupção ou outros escândalos públicos, também é considerado conflito de interesses, o que também se aplica aos demais membros do Chapter. No caso desta ocorrência se dar com membro da Diretoria do Chapter, este deverá se afastar do cargo, enquanto durem as investigações.

RECURSOS FINANCEIROS E PATROCÍNIO DE EVENTOS

Os chapters devem gerar receita suficiente proveniente das anuidades de filiação, patrocínios, se for o caso, e aproveitar instalações gratuitas e da rede de contatos profissionais ou econômicas para hospedar os eventos de cursos.
Quando para o bom funcionamento do Chapter, bem como para a inclusão de eventos e cursos os recursos próprios não forem suficientes, admite-se o patrocínio.
A cobrança de taxas aos participantes, adicional ao patrocínio, só será admitida quando despesas adicionais não forem suficientes para comportar os custos, com local, estrutura e refeições. Todavia, não pode ser motivo para geração de lucros. Em geral, os membros do chapter não devem pagar pelos eventos e cursos a menos que envolvam despesas significativas para o Chapter.
O financiamento de eventos pode ser oferecido pelo Chapter por meio de patrocínios ou por meio de recursos financeiros constantes do orçamento. O patrocínio de eventos é incentivado como forma de compensar o custo de produzir eventos. Tais critérios estão discriminados no Manual de Chapter da ACAMS, dentre os quais se destacam alguns:
- O patrocinador pode fazer uma breve apresentação de sua organização quando for apropriado e permitido, conforme regras definidas no Código de Conduta de Parceiros e Fornecedores;
- Os patrocinadores não devem ser convidados a falar dos serviços ou empresas que representam, como parte do programa, em eventos do chapter;
- Não será permitido mais de 2 patrocinadores por evento, a menos que seja um evento de grandes proporções (com mais de 100 pessoas) e deve-se considerar a permissão para que concorrentes do patrocinador participem do mesmo evento.

ATRIBUIÇÕES DOS DIRETORES

A diretoria do Chapter deve realizar pelo menos 01 (uma) reunião formal por trimestre. O quórum mínimo para que uma reunião deliberativa seja realizada é de metade dos diretores e ao menos 01 (um) Co-chair. A reunião poderá ser presencial ou virtual e a presença é confirmada quando o membro está apto a acompanhar sua realização concomitantemente com os demais, devendo manifestar seu voto por áudio ou mensagem. Para as reuniões formais é necessário elaborar Ata, considerada aprovada após 5 d.u. da sua circulação junto aos presentes. No caso de considerações, os ajustes devem circular concedendo igual período para eventuais manifestações ou mediante aprovação dos diretores presentes.

É responsabilidade de cada diretor passar para seu sucessor todas as informações, documentos e registros necessários para a continuidade da condução dos assuntos sob sua responsabilidade, por prazo a ser acordado junto a diretoria e/ou diretor responsável pela atividade, preferencialmente sem exceder 60 (sessenta) dias corridos.

CO-CHAIR

Os co-chairs são responsáveis por definir e acompanhar o cumprimento das metas do Chapter, conduzir as reuniões de diretoria e supervisionar a realização das atividades dos demais membros da diretoria, incentivando o trabalho em equipe e atendendo os objetivos elencados por todos os membros do Chapter.

Idealmente devem coexistir dois diretores com atribuição de co-chair, com mandato assumido em anos distintos, assegurando assim uma condução perene dos propósitos do Chapter. É desejável que o co-chair tenha desempenhado 1 ano como diretor do Chapter.

Principais atribuições:

Representar a ACAMS, quando por ela requerido;
Representar o Chapter junto à ACAMS e perante entes externos;
Estreitar o relacionamento com autarquias, reguladores e pessoas alinhadas aos propósitos do Chapter;
Intermediar o relacionamento com autoridades e agradecer aos palestrantes a participação nos eventos promovidos pelo Chapter;
Coordenar das reuniões da diretoria e junto aos membros do Chapter;
Monitorar o progresso das metas e objetivos do Chapter;
Gerenciar as atividades dos diretores e primar para a preparação do orçamento e adequada utilização de seus recursos financeiros; e
Fomentar o aprimoramento dos serviços oferecidos para os membros do Chapter.

Secretário

Organizar reuniões, fornecer o acesso às teleconferências e garantir a disponibilidade de quórum;
Registrar e preparar as pautas e atas de todas as reuniões do Chapter, obter as devidas aprovações e distribuir as atas a todos os membros da diretoria depois da aprovação;
Registrar a participação dos membros da diretoria nas reuniões e eventos para documentar as expectativas mínimas do serviço durante seu mandato; e,
Manter registro e armazenamento apropriado para todos os documentos produzidos pelo Chapter.

Tesoureiro

Manter os registros financeiros precisos, fluxo de caixa e reconciliar as discrepâncias financeiras;
Preparar o orçamento anual e os relatórios financeiros mensais, com a ajuda de outros membros da diretoria, para enviar os informes necessários à ACAMS;
Desenvolver, participar e contabilizar todas as atividades de arrecadação de fundos;
Aprovar os recursos financeiros arrecadados e desembolsados em eventos do Chapter, acompanhar a quitação dos débitos junto aos fornecedores e perante a ACAMS;
Preparar relatórios e racionais financeiros para apresentação à fornecedores e prestação de contas aos membros do Chapter; e
Apresentar trimestralmente, em reunião de diretoria, os saldos e eventuais pendências financeiras assumidas pelo Chapter.

Um co-chair acumulará o cargo de Secretário e outro o cargo de Tesoureiro, auxiliando um ao outro em caso de ausência temporária.

Diretor(a) de Filiação

O principal objetivo do(a) diretor(a) de filiação é o recrutamento e a conservação dos membros do Chapter.

Principais atribuições:

Manter os registros de filiados para auxiliar as comunicações;
Promover campanhas de recrutamento e conservação de filiados;
Trabalhar com a ACAMS e o diretor de comunicação para entrar em contato com membros em relação às renovações anuais;
Auxiliar o(a) diretor(a) de programação na identificação de temas de grande relevância para os membros do Chapter;
Gerenciar a caixa de e-mail filiacao@acamsbrasilchapter.org;
Auxiliar a ACAMS a atribuir créditos de educação continuada referentes as atividades educacionais promovidas pelo Chapter para recertificação CAMS; e
Proteger as informações sobre os membros do ACAMS, atuais e em perspectiva, garantindo que seus dados de identidade só sejam usados para atender os fins do Chapter e da ACAMS, em observância à regulamentação local vigente.

Diretor(a) de Programação

O principal objetivo do(a) diretor(a) de programação é identificar, desenvolver e promover programas educacionais e fomentar rede de contatos profissionais entre os membros do Chapter.

Principais atribuições:

Estabelecer os objetivos de programação, temas e metas;
Avaliar seminários educacionais e reuniões do Chapter para propor o conteúdo e a programação de eventos;
Elencar temas alinhados aos objetivos dos membros do Chapter e obter aprovação dos demais membros da diretoria;
Identificar e propor palestrantes e moderadores para disseminar conhecimento aos membros do Chapter, através de eventos e atividades;
Reunir-se com palestrantes e moderadores para discutir objetivos, agenda do evento e auxiliar com as revisões das apresentações;
Obter fotos e biografias, providenciar resenha para os eventos, organizar a abertura e/ou encerramento dos eventos promovidos pelo Chapter;
Determinar, com auxílio da diretoria, a frequência dos eventos oferecidos à comunidade; e
Apresentar avaliação do sucesso do conteúdo de programação e a logística dos eventos, através do uso de pesquisas após os eventos.

Diretor(a) de Eventos

O principal objetivo do(a) diretor(a) de eventos é de suportar o(a) diretor(a) de programação para realização de eventos presenciais e webinars, cuidando de toda a logística necessária.

Principais atribuições:

Providenciar locais para os eventos, inclusive os contratos, e trabalhar com o tesoureiro no orçamento dos eventos;
Trabalhar toda a logística necessária para a realização dos eventos, inclusive estratégias de emergência, providências com fornecedores, alimentação, assentos e garantir que o equipamento técnico esteja disponível e em funcionamento;
Configurar, parametrizar e ajustar as ferramentas online para a realização de webinars, conforme diretrizes estabelecidas pelo(a) diretor(a) de programação;
Coordenar, em conjunto com o(a) diretor(a) de programação, junto aos palestrantes e moderadores, testes para assegurar o sucesso dos eventos online;
Servir como ponto de contato para locais de eventos; e
Gerenciar a lista de registro após o evento e a lista de presença.

Diretor(a) de Comunicação Institucional

O principal objetivo do(a) diretor(a) de comunicação é criar e manter a identidade visual do Chapter e cuidar da sua boa imagem perante seus membros e a comunidade.

Principais atribuições:

Trabalhar com os demais diretores para assegurar que o Chapter mantenha padrão de identidade visual em todas suas veiculações, independentemente do canal;
Estabelecer as atividades de relações públicas junto aos meios de comunicação identificando os contatos da imprensa, respondendo às solicitações da mídia;
Aprovar conteúdo para comunicações do Chapter, inclusive coordenar com os diretores e a ACAMS a definição de estratégia de marketing para o período;
Incentivar que os eventos promovidos pelo Chapter possuam registro fotográfico;
Catalogar e manter registro de todas as comunicações realizadas no período;
Fomentar a utilização do e-mail designado ao Chapter, em conformidade com a orientação da ACAMS;
Gerenciar a caixa de e-mail comunicacao@acamsbrasilchapter.org; e
Propor comunicação institucional do Chapter, alinhada aos objetivos de seus membros e às orientações da ACAMS.

Diretor(a) de Comunicação Digital

O principal objetivo do(a) diretor(a) de comunicação digital é criar e manter comunicação virtual do Chapter com a comunidade e promover reuniões virtuais restrito aos membros do Chapter.

Principais atribuições:

Promover a divulgação dos eventos do Chapter junto às redes sociais, fomentando em conjunto com o diretor(a) de parcerias a interação com os membros do Chapter nas redes;
Elaborar site do Chapter assegurando mantê-lo com conteúdo atual e interessante;
Encontrar novas formas de utilizar o site do Chapter para estreitar comunicação com os membros e manter registro dos materiais para pesquisa;
Organizar e publicar, em conjunto com o diretor(a) de conteúdo “pílulas de conhecimento” no site e redes sociais para fomentar o debate de assuntos alinhados a CAMS;
Fomentar a troca de informações dentre os membros do Chapter, incluindo oportunidades de emprego no setor;
Formar e coordenar grupos de trabalho para desenvolver programas que promovam o desenvolvimento profissional nos preceitos da ACAMS;
Acompanhar e divulgar indicadores demonstrando a força da comunidade formada pelo ACAMS Brasil Chapter; e
Organizar as reuniões conhecidas como “Chapter Meetings”, propiciando a troca de experiências entre os membros do Chapter.

Diretor(a) de Conteúdo (Editorial)

O principal objetivo do(a) diretor(a) de Conteúdo é coordenar o desenvolvimento de matérias, artigos e cartilhas para distribuição impressa e/ou online (editorial), preferencialmente na língua portuguesa.

Principais atribuições:

Revisar previamente conteúdo publicado em sites, páginas e grupos de redes sociais, bem como resenha sobre eventos, atividades e todos os comunicados à imprensa;
Auxiliar o(a) diretor(a) de programação, identificação de temas para o desenvolvimento de publicações que disseminem conteúdo de interesse dos membros do Chapter;
Suportar o(a) diretor(a) de programação com publicações alinhadas aos eventos promovidos, para reforçar o engajamento da comunidade e membros do Chapter;
Determinar, com auxílio da diretoria, a frequência dos materiais que serão produzidos (planejamento anual);
Trabalhar, junto ao tesoureiro, para providenciar o orçamento prévio necessário para elaborar o material que será produzido;
Identificar e contatar jornalistas e redatores e coordenar o desenvolvimento dos materiais que serão publicados;
Providenciar a revisão ortográfica e suportar o(a) diretor(a) de comunicação para definir a arte que será utilizada no material que será publicado;
Coordenar a criação de artigos para publicação na revista ACAMS;
Assegurar uma interface interessante e inovadora para as publicações, sempre alinhadas com o padrão visual do Chapter e princípios da ACAMS, primando pela melhor experiência dos leitores; e
Coordenar, com suporte dos(as) diretores(as) de comunicação, a adequada divulgação para o material editorial produzido.

Diretor(a) de Parcerias

O principal objetivo do(a) diretor(a) de parcerias é expandir a rede de contatos do Chapter junto a patrocinadores, associações de classe, formadores de opinião e membros do Chapter.

Principais atribuições:

Instigar parcerias com outras organizações para proporcionar oportunidades educacionais e coordenar essas parcerias com a ACAMS;
Manter contato com personalidades e formadores de opinião e atualizar a lista “VIP” para participação nos eventos promovidos pelo Chapter;
Avaliar e habilitar prestadores de serviços para as atividades do Chapter, para auxiliar as contratações indicadas pelo(a) diretor(a) de eventos;
Estreitar relacionamento com parceiros comerciais com objetivo de adquirirem cotas de patrocínio para subsidiar o custeio de eventos do Chapter, em parceria com o Tesoureiro;
Gerenciar a caixa de e-mail contato@acamsbrasilchapter.org, apresentando eventuais denúncias de conduta para avaliação da diretoria;
Incentivar reuniões para networking dentre os membros e organizar festas comemorativas, com suporte do(a) diretor(a) de eventos; e
Promover ações para ampliar o reconhecimento do ACAMS Brasil Chapter, seus princípios e valores perante a sociedade.

Eventuais distorções, ajustes ou impedimento de atuação de acordo com as atribuições acima previstas, deverão ser reportadas de pronto, para garantir a tempestiva atuação dos demais membros da Diretoria. Questões de funcionalidade poderão ser discutidas em reuniões periódicas específicas para tratar da administração do ACAMS Brasil Chapter.

Para efeitos de outros aspectos não previstos neste regimento, prevalece o disposto no referido Manual para Chapters da ACAMS e questões não consensadas na diretoria do Chapter devem ser submetidas para deliberação da ACAMS, através do escritório regional que o Chapter está subordinado.